Podnikání znamená spoustu úkolů. A každý z nich přináší další podúkoly a doplňky. Za chvíli aby se z toho člověk zbláznil, co všechno musí udělat. Moje rozhodnutí znělo nepodlehnout fenoménům všech těch vznešeně znějících pojmů, jako je mastermind, portfolio, mindset a to-do list. Brzy ale bylo jasné, že minimálně to poslední budu potřebovat.
Jsem rozený organizátor. A zároveň miluji chaos. Nemám perfektně upravenou pracovní plochu, v zákrytu zarovnané hroty tužek a pečlivě srovnané hrany bločků. Právě naopak. Všude na stole se mi válí papíry, v oprýskané krabici mám zapíchané tužky, zvýrazňovače a fixy. Do toho tu najdete i pohozenou rozečtenou knihu, gumičky do vlasů (nesnáším, když mě při psaní šimrají v obličeji) a tři dny nemytý hrnek od kakaa s pořádným škraloupem na dně. Možná jde o projev geniality, ale dost o tom pochybuju.
Navíc trpím nespolehlivostí dlouhodobé paměti, takže udržet úkoly v hlavě je nemyslitelné. I já se nakonec rozhodla vložit důvěru do všeobecně chválených to-do listů, abych si usnadnila práci a neriskovala ztrátu klienta jen proto, že zapomenu na zakázku. Úkol zněl snadně – začít sepisovat to-do list, tedy vše, co je potřeba udělat. Skutečnost ale nebyla tak růžová a dokonce přinesla i pár pekelných momentů.
Psychologie to-do listů: Opravdový přínos, nebo jen zbytečný vrtoch?
Je opravdu nutné všechno si zapisovat? Zatímco jedna skupina lidí (já do ní donedávna také patřila) je ohledně to-do listů skeptická, psychologové spěchají s vysvětlením. Podle nich lidé zbožňují tvorbu takových seznamů, protože jim to pomáhá ve třech věcech:
- Minimalizují podrážděnost pramenící z chaosu,
- Díky seznamům mají lépe organizovaný život a
- Zažívají úplnou nirvánu, když mohou jednotlivé položky (= splněné úkoly) odškrtnout (nejlépe barevně a hodně výrazně).
Je nutné si všechno zapisovat do podoby to-do listů?
Otázka ale zní: Je opravdu NEZBYTNÉ si úkoly sepisovat do podoby to-do listu? Není možné si je zapamatovat?
Pro odpověď se budeme muset vrátit na začátek 20. století, kdy ruská psycholožka Bljuma Zeigarniková podotkla, že lidé mají tendenci pamatovat si lépe nedokončené (nebo nadcházející) úkoly než ty hotové. Vznikl z toho tzv. Ziegarnikův efekt, který pozoroval i další člen gestalt psychologie, Kurt Lewin, a to na servírkách v restauracích. Ty si podle jeho svědectví mnohem lépe pamatovaly rozpracované a nedokončené objednávky, zato ty, co dokončily, pustily hned z hlavy.
Výsledek výzkumu: Z toho vyplývá, že jakmile je úkol hotový, mozek se o něj přestává zajímat a okamžitě ho „skartuje“, aby se mohl soustředit na to nedokončené!
🎯 Co to znamená pro nás: Náš mozek JE SCHOPNÝ zapamatovat si věci, které je potřeba udělat, celkem bez problému. Opravdový důvod, proč sepisujeme to-do listy, je psychologický: Když si uděláme plán, pocítíme úlevu. Najednou to jakoby máme pod kontrolou. ZÁSADNÍ fakt ještě chybí – onen plán musí být napsaný na papíře, jinak nám kýžený pocit úlevy nepřinese! Když jsem dělala pokus s biorytmy, taky jsem musela mít všechno sepsané.
Proč moje to-do listy nefungovaly? Brala jsem to za špatný konec a násobila frustraci!
Poslední čtvrtrok jsem strávila tvorbou všech možných i nemožných to-do listů a zkoušela, co mi bude vyhovovat. Inspirovala jsem se vzory, které byly ke stažení na internetu (o 4 nejvyužívanějších se zmiňuji dále) a vyplňovala jak zběsilá. S hrůzou jsem si uvědomila, že předtištěných vzorů jsou snad stovky a já se v nich pomalu ztrácím – už to mě frustrovalo.
Dále mi nevyhovovalo, že:
- Mám předtištěné kolonky, které bych za normálních okolností ani nevyplňovala, ale teď musím.
- Na každý den připadá přesně daný počet řádků – někdy se mi tam úkoly nevešly, jindy mi řádky zbyly a já si připadala jako lenoch,
- Není v nich prostor pro kreativitu a vlastní tvůrčí invenci, ale zároveň mi vadily i ty, co po mně chtěly nakreslit jednorožce s cukrátky a prdět duhu (nadsázka).
- Tam jaksi není prostor pro chybu, nebo odpočinek.
Nakonec jsem byla jen více a více zoufalá a frustrovaná. Zapomínala jsem kolonky odškrtávat, nechtělo se mi se seznamem zabývat a nakonec jsem se ráno budila s tím, že „proboha zase musím sepsat úkoly na dnešek“, a jak se mi nechce. Než jsem vzteky rozšvihala všechny ty stohy popsaného a potištěného papíru, zamyslela jsem se. Proč ty to-do listy nefungovaly? Jakou to mělo příčinu? A mohu se tomu v budoucnu vyvarovat? Nakonec jsem přišla na 3 zásadní důvody zmaru. Koukněte!
To-do list byl spíše wish listem (= seznamem přání)!
Hned zkraje jsem to vzala za špatný konec! Já vůbec nepsala položky tak, abych MĚLA REÁLNOU ŠANCI je dokončit, ale jak bych si přála je dokončit. To je nejzásadnější chyba. Ukážu vám to na příkladu: V pondělí jsem sedla k předtištěnému papíru a sepsala si to, co chci udělat do pátku. Vidíte to slovíčko? CHCI. Ne to, co doopravdy zvládnu (nebo potřebuju), ale jen co chci. Touto metodou se v položkách objevovaly i zmínky o „dokončení první půlky e-booku“ a „vytvoření série videí ke kurzu“, což bylo a) zbytečné a b) nedosažitelné. A zbytečně frustrující.
🎯 Doporučení: Nebojte se sepsat si v pár bodech plán na týden. Klidně i malé úkony, u nichž jste si ale JISTÍ, že je zvládnete. Nezapomeňte – to-do list je hlavně psychologická berlička, proto se snažte neodpálit hned první den v týdnu!
Kašlala jsem na prioritizaci úkolů v to-do listu a doplatila na to!
Sednout si k papíru a našvihat tam vše, co vás napadne. Je to skvělé, taky to tak dělám. Ale těch věcí, co je potřeba udělat, je tolik, že za chvíli jsem měla popsané tři A4 (z obou stran!). Přesto tenhle postup volím i teď – jen s tím rozdílem, že pak ten chaos na papíře přepíšu na další papír tak, aby to bylo organizované a REÁLNÉ.
Jak už to tak bývá, sepsala jsem si všechno, co mě v tu chvíli napadlo a přidala k tomu pár nereálných třešniček, které nakonec s byznysem ani nesouvisely. Co třeba zkusit napsat povídku do literární soutěže? A účastnit se tohoto běhu kurzu? A zkusit sepsat tu case study, co se na ní tak dlouho chystám? Výsledek? Chaos v chaosu. Nikoli řád v chaosu.
🎯 Doporučení: Dýchá-li vám na krk deadline, prioritizujte! Ta vizitka počká. I prezentace k bezplatnému kurzu. Dokonce i ten článek, kterým se chcete blýsknout klientovi, ale ten vám dal termín až za týden. Mnohem důležitější je ten deadline, tak ho neprošvihněte!
Nepochopila jsem dobře rozdíl mezi „úkolem“ a „projektem“!
Další začátečnická chyba – neutřídit si pojmy. Na svůj první to-do list jsem nafrkala spoustu úkolů, co vlastně nebyly jednotlivými úkoly, ale celou jejich sérií. Pak jsem se divila, proč má tahle položka ještě deset podpoložek, a že tedy ty další nemůžu nikdy stihnout!
No, napsat si do plánu „publikovat článek na webu“ je ošemetné. Ono to totiž znamená:
- Vymyslet téma,
- Udělat rešerši,
- Projít sesbíraná data,
- Uhladit je,
- Sepsat to,
- Publikovat,
- Propagovat.
A je z toho celý, plnohodnotný projekt, který vám akorát tak sežere spoustu času a frustruje vás.
🎯 Doporučení: Sepište si jednotlivé (holé) a jasné úkoly! Třeba „zítra poslat zrevidovaný článek klientovi“. Tečka. Jen vezmete soubor, hodíte jej do přílohy, něco připíšete a šup. Konec. Odškrtnuto. Můžete jít dál!
4 typy to-do listů s nejlepšími recenzemi – Proč mi vůbec nevyhovovaly?
Čtyři dny jsem zkoušela čtyři různé strategie. Každé ráno jsem se pustila do plnění dvanácti úkolů, které vyžadovaly podobné množství úsilí, času a soustředění, přičemž osm jsem musela nezbytně splnit do 17:00 (buď proto, že jsem si to tak v hlavě nastavila, nebo kvůli reálnému deadlinu). Počet schůzek, které jsem měla naplánované mezi pondělím a čtvrtkem, se mírně lišil, což byl ve finále také důležitý faktor. Na konci každého dne jsem změřila svou celkovou produktivitu a úroveň stresu.
Den první: Ne to-do list, spíše „kalendář akcí“!
Pro někoho, koho pronásleduje noční můra ve formě seznamu úkolů, zněla možnost vůbec si ho nepsat naprosto božsky – takže když jsem narazila na článek, který mi radil NEDĚLAT to-do list, byla jsem nadšená. „Přestaňte vytvářet seznamy úkolů,“ píše se v něm. „Jen vás připraví na selhání a frustraci.“
Myšlenka jistě dobrá. Kašlat na aplikace pro zvýšení produktivity, k organizaci času použiju digitální kalendář! Článek radí: U každého úkolu, který musíte udělat, odhadněte, jak dlouho to bude trvat, a předem si toto období zaškrtněte v kalendáři. Tato metoda má pomoci lépe stanovit priority, poskytne pohled na striktně dané termíny a brání upřednostňovat super snadné úkoly.
Ne výsledek, ale už příprava na pokus byla tristní!
Zkusila jsem to. Dopadlo to takhle:
- V pátek jsem se podívala na seznam a naplánovala si přes víkend všechny úkoly, které chci udělat během pondělí.
- Nechala jsem některé kolonky prázdné, abych brala v potaz oběd, kontrolu e-mailů a jakékoli náhlé a nečekané úkoly.
- Vyplnění kalendáře se všemi minidetaily mi dalo pocit kontroly nad svým časem.
- Ale jak víkend pokročil, dostavily se záchvaty panikaření. Jako úzkostného člověka mě v sobotu kolem 14:00 zasáhla „klikací mánie“. Zjistila jsem, že neustále otevírám Outlook, abych viděla, co se chystám dělat za pět minut.
- Neskutečně brzy jsem se stala otrokem aplikace, která jako by na mě neustále dotírala a nutila ji otevírat. Na konci víkendu už jsem seděla před kalendářem a vybarvovala si políčka, místo nějaké produktivní práce.
Výhoda: V pondělí ráno doslova vystřelím z postele, abych splnila úkoly, které jsem stejně neustálou kontrolou kalendáře měla vypálené do mozkové kůry. Neexistovala možnost, že bych zapomněla. Není tohle skrytá podstata?
Nevýhoda: Nemám příležitost odškrtávat si dokončené úkoly barevnou fixou (beze smíchu, prosím). Odškrtáváním úkolů se v našem mozku uvolňuje dopamin, neurotransmiter, díky kterému se cítíme lehcí a šťastní – a WOW! Ten pocit mi hodně chyběl.
Výsledek: Z dvanácti úkolů jsem splnila polovinu.
Na první pohled nádherné a moderní, ale chyběla mi možnost ručně odškrtávat položky. GooglePlay
Den druhý: Průběžný to-do list, v němž splním pokaždé jen jednu položku!
Mozek je „líný prevít“, co začne být zahlcený, jakmile máme na výběr z více než pěti možností. Pro mě je to neustálý problém. Někdy je to-do list tak dlouhý, že úplně vypnu. Místo rozhodování, který úkol vyřeším, zírám doblba a přemýšlím o nesmrtelnosti chrousta, nebo jestli mimozemšťané existují, proč nás ještě nekontaktovali?
Úterní taktika mi údajně měla pomoct tento problém překonat. Je to strategie zdůrazněná v článku Petera Bergmana „Seznam úkolů je ve skutečnosti vždycky příliš dlouhý.“ Základní koncept zní: Udržujte si seznam úkolů aktualizovaný, ale používejte jej pouze jako odrazový můstek, ne jako mustr.
O něco lepší průběh i výsledek, ale stejně no-go!
Já říkám: Ano, tato taktika mi vyhovuje mnohem lépe. Představte si ji jako sepsání jednotlivých úkolů na lepicí papírky, které přilípnete na nástěnku. Poté hromadu barevných odstřižků překryjete plátnem a vy naslepo strháváte papírky a přečtete, co je na nich napsáno. Jakmile dokončíte vybraný úkol, odškrtnete jej ze seznamu a jedete dál.
Výhoda: Barevné papírky jsou nepřehlédnutelné a mám je neustále na dohled. Pokaždé, co moje mysl zabloudila ve vakuu, vrátila jsem oči zpět k poznámce. A nejlepší část? Po dokončení každého úkolu jsem s potěšením strhla papírek ze zdi a odškrtnula jej ze seznamu. Dvojitý dopamin!
Nevýhoda: Tato metoda skvěle sedí osobám na home office, které mají neustále přístup k nástěnce s papírky. Do práce na porady si je vezmete těžko. A z vlastní zkušenosti vím, že po nějaké době začnete i sebebarevnější papírky ignorovat. A prokrastinovat.
Výsledek: Z dvanácti úkolů se mi daří splnit deset.
Nástěnka je skvělou vychytávkou na home office. Do práce na poradu si ji ale těžko vezmete. heky.cz
Den třetí: Digitální správce úloh mě rozčiloval ze všeho nejvíc!
Prosím, dejte mi vědět, jestli máte s tímto scénářem zkušenosti, protože mně se to stává neustále: Procházím si obchod s aplikacemi na telefon, když tu najednou uvidím nablýskanou aplikaci správce úloh! Stahuji si ji s velkými nadějemi a myslím si, že mi pomůže dát životu řád a organizovanost. Což možná zvládne. Na jeden den – tedy dokud nezapomenu, že existuje a už ji nikdy neotevřu.
Přesto jsem zkusila dát správci digitálních úloh šanci. Koneckonců, digitální seznamy úkolů, když se používají správně, mají docela půvab. Já je ale nepoužívala správně. Ani jsem vlastně nechtěla. Štvaly mě od začátku.
Pro tento experiment jsem se rozhodla použít aplikaci s názvem Todoist, který měl vše, co jsem na digitálním plánovači hledala:
- Třídění projektů (umožňuje organizovat úkoly do různých skupin),
- Plánování úkolů (takže můžete provádět dlouhodobé plánování) a
- Opakující se úkoly (skvělé pro věci, které musíte dělat každý den).
Nejprve jsem do aplikace zadala všechny úkoly, které mě napadly. Poté jsem použila funkci třídění projektů, abych je uspořádala do skupin: sociální propagace, články, video, klienti, atd. Funkce barevného kódování mi umožnila přiřadit význam každému úkolu a upřednostnit nejdůležitější projekty. Nakonec jsem si nastavila své opakující se úkoly…
Proč je tam všude to zpropadené „ale“?!
…a tím to haslo. Program mě od začátku tak nebaví, že vůbec nemám chuť ho otevírat. Ano, všechno bylo vymazlené, úžasné, moderní a extra chytré, ale pro mě to postrádalo pocity a „srdce“. Bylo to robotické plnění úkolů, které jsem si ZASE neměla kde fyzicky odškrtnout!!!
Výhody: Nejspíš schopnost programu prioritizovat. Aplikace mi umožnila přetahovat úkoly nahoru a dolů a měnit jejich pořadí podle priorit v průběhu dne. Skvělé řešení pro organizaci mnoha úkolů (včetně krátkodobých a dlouhodobých). Plánování opakujících se úkolů uvolňuje mozkový prostor a absence papírového seznamu zachraňuje stromy.
Nevýhody: Jen těžko sleduji průběh probíhajících úkolů. Navíc mnohem hůře udržuji přehled o všem, co jsem dokázala – jakmile úkol jednou dokončím, zmizí v éteru. Kliknutí na zaškrtnutí úkolu na obrazovce bylo také méně uspokojivé než vyškrtnutí z papírového seznamu – faktor, který je pro mě zjevně nejdůležitější. Sečteno a podtrženo, stále preferuji papírový seznam před digitálním to-do listem.
Výsledek: Z dvanácti úkolů jsem splnila sedm + jsem byla otrávená a nabručená.
Digitální správce Todoist vypadá krásně a je uživatelsky přívětivý, ale postrádá „emoce“. palife.co.uk.
Den čtvrtý: Metoda „tří seznamů“ mi vyhovovala nejlépe, ale stále potřebovala upravit!
Ve čtvrtek jsem se trochu rozdivočela. Udělal jsem TŘI seznamy úkolů. Koučka Allison Rimmová totiž ve svém článku „Zkrocení epického to-do listu“ píše, že jeden seznam úkolů není dostatečný k řízení našich komplikovaných životů. „Seznamy jsou napěchované naléhavými prioritami, které musíme udělat okamžitě, důležitými úkoly, na které se bojíme zapomenout, protože nemají žádné konkrétní datum dokončení, a základními úkoly, které do seznamu přidáváme, protože se cítíme dobře, když si něco odškrtneme, “ vysvětluje.
V podstatě si denně tvoříme to-do listy, kde je více úkolů, než máme vůbec šanci dokončit. Tím uvízneme v nekonečném cyklu dokončování těch nejjednodušších a nenaléhavějších a nedaří se nám dokončit ty nejdůležitější. Místo vypracování jednoho dlouhého seznamu Rimmová navrhuje vytvořit si tři:
- Seznam č. 1 je pro důležité úkoly, které nejsou časově závislé (neboli věci, které musíte udělat, ale ne dnes).
- Seznam č. 2 je pro úkoly, které musíte dnes dokončit.
- Seznam č, 3 je pro úkoly, které jsou na vašem seznamu úkolů vždy, ale které nikdy nedokončíte.
„Jakmile budete mít všechny tři seznamy hotové, začněte s plněním úkolů na tom druhém. Naplánujte si úkoly, které musíte dnes udělat, např. do kalendáře (např. jako je uvedeno v prvním dnu). Poté vezměte seznam č. 1 a naplánujte si tyto úkoly (nějak do budoucna, ale aby vás to nefrustrovalo),“ říká koučka. Já dodávám: Je mnohem pravděpodobnější, že vás najednou shora požehná logika posloupnosti, a vy dokončíte smysluplnou práci, přičemž zahodíte tu, kterou ve skutečnosti dělat nemusíte. U mě to tak bylo.
Zábava to byla, ale přínos to nemělo žádný!
Výhody: Psaní to-do listu č. 3 bylo zdaleka nejlepší částí této taktiky. Je uspokojující přiznat si: „Tohle nikdy neudělám a nestihnu“ a seriózně si to napsat do seznamu úkolů.
Nevýhody: Radost z této metody nezmírňuje fakt, že plánování seznamu č. 2 prostě je frustrující a de facto vás to nikam neposune. Je moc hezké moct si udělat seznam věcí, které udělám „někdy“ a věcí, které naopak „neudělám nikdy“, ale pořád to neřeší to, že vás straší aktivity, které „musíte udělat teď“. A které to jsou? Je jich pět? Sedm? Dvacet? Mám tohle dát do jedničky, nebo do trojky?
Suma sumárum: Ani čtvrtá metoda nebyla motivující a nic nevyřešila. Jen mi ukradla další čas, když jsem sepisovala dva seznamy navíc. Ve finále jsem byla akorát tak zmatená a otrávená. A udělala jsem si vlastní to-do list.
